1.はじめにフィルタ設定の仕方
(1)条件設定
Gmailにログイン →右上の『設定』→『フィルタ』→『新しいフィルタを作成』
または、ログイン後、検索バー横の『フィルタを作成』をクリック。
→ 高度なフィルタコマンドは「キーワード」や「含めないキーワード」で使用する。
→ この場合、「フィルタテスト」の結果と転送結果とは必ずしも一致しない模様。
→ フィルタコマンドを入力後「次のステップ」へ行こうとすると出る警告は無視してOK。
※作成できるフィルタはほぼ無限です。
(2)処理設定
フィルタ転送する場合は「次のアドレスに転送」項目を設定(※コピー転送)。
→ 完全転送にする場合には、加えて「ゴミ箱に移動」をチェック。
→ 受信トレイから隠す場合は、「受信トレイをスキップ」を加えてアーカイブ転送に。
→ 転送と同時にラベル振分け等をしたい場合は、「ラベルを適用」や「スターを付ける」
※「フィルタを次の○スレッドにも適用」にチェックで、過去メールにもフィルタ適用可能!
2.Gmailフィルタコマンドの組み合わせとフィルタ順位のルール
全ての記入欄において、例えばAとBを組み合わせるには以下のように設定。
A + B → A OR B (OR構文。「または」。足し算。)
A × B → A B (AND構文。「かつ」。絞込み。掛け算。)
「A + B」 × C → (A OR B) C (カッコ使用可能)
A以外 → -A (否定構文)
「差出人」「宛先」「件名」などの記入欄は、それぞれ「from:」「to:」「subject:」というコマンドが
内部で付加されます。一方、「キーワード」欄では、全てのコマンドやキーワードを利用でき、
検索ボックスと考えて良いでしょう。
それぞれの条件枠は最終的にANDでつながります。もし、OR構文や否定を使いたい場合は
「キーワード」欄で「from:」「to:」「subject:」「has:attachment」を使って記述して下さい。
なお、複雑な否定構文の組み合わせは、以下のド・モルガンの定理を参考に。
-(A B) = -A OR -B
-(A OR B) = -A -B
-(-A -B) = A OR B
-(-A OR -B) = A B
例えば、「含めないキーワード」に「A OR B」と入力すると、「-A
-B」という意味。
また、フィルタはログイン画面の『設定』→『フィルタ』で見られるリストの順番に実行されます。
→ ラベル付けやスター付け、ゴミ箱削除、などの他のフィルタ処理の結果を利用するフィルタは
最新状態に更新してリストの下位に表示されないと上手く機能しません。
3.Gmailフィルタ転送の設定例! →フィルタコマンドを参照しながらどうぞw
(1)スパムフィルタ
昔はスパムメールも転送されていたようだが、現在はスパムフィルタがデフォルトで作動。
よって、以下の3通りの転送設定はどれも同じで迷惑メールは転送から除外される。
(a) 単純転送 … 「設定」→「メール転送とPOP設定」 ←単一アドレスのみ。
(b) -in:spam … 「含めないキーワード」に「in:spam」 ←主流! 複数メール転送の手段!
(c) in:anywhere … 「キーワード」に「in:anywhere」
※(b)を逆に使ってスパムを転送する事はできない模様。もし誤認識した場合は連絡先へ登録を。
(2)プライベートスパムフィルタ
(1)の設定では、プライベート上フィルタ削除した、ゴミ箱の中身のメールまで転送されてしまう。
ゴミ箱も転送しないようにするには、
「含めないキーワード」に、「in:spam OR in:trash」と設定。
→つまり、「すべてのメール」トレイの新着メールを転送する設定。
※フィルタ順位に注意!
(3)携帯転送フィルタ
更に絞って、添付ファイルの無いメールのみを携帯などに転送するには、
「含めないキーワード」に、「in:spam OR in:trash OR has:attachment」と設定。
※「添付ファイルあり」のチェックを入れない事=添付ファイル無し、にはならない模様。
上記のように添付メールを全て無効にするのではなく、jpg(画像)やamc(動画)を通過させる
には、「含めないキーワード」に、
「in:spam OR in:trash OR (has:attachment -filename:jpg -filename:amc)」と設定。
なお、携帯会社によって画像や動画の仕様が違います。
更に、携帯電話からのメールのみ転送する場合には、「差出人」欄を以下のように追加。
「docomo.ne.jp OR ezweb.ne.jp OR vodafone.ne.jp OR softbank.ne.jp OR pdx.ne.jp」
(4)重要メール限定 携帯転送フィルタ
更に絞り、複数のラベルやスター、特定キーワード、のメールのみ抽出して転送する場合の例。
「キーワード」に、「label:顧客 OR label:上司 OR is:starred OR "至急"」
「含めないキーワード」に、「in:spam OR in:trash OR has:attachment」
※フィルタ順位に注意!
※ラベル振分け設定の際に転送を加えてもいいが、上記の設定だと独立して転送制御可能。
(5)受信トレイ転送フィルタ
受信トレイの新着メールのみ転送するには、「キーワード」に、「in:inbox」と設定。
(6)補助的重要メールフィルタ
上司(abc@gmail.com)に送信されるCCやBCCなどの補助的な重要メールも確保したい時など。
「キーワード」で、「to:abc@gmail.com OR cc:abc@gmail.com OR bcc:abc@gmail.com」と設定。
※「to:」の分を「宛先」に入力してしまうと、AND構文が混じってしまうので注意。
4.Gmail検索用ラベル振分けの設定例!
(1)メディア検索ラベルの設定
Gmailのラベル機能の優れた点の一つは、一瞬にして検索できる検索ボタンとしての価値です。
例えばGmailの奥深くに貯まりに貯まった画像や音楽や文書を一元管理できたら楽でしょう。
「キーワード」項目に以下のフィルタ(例)を使用してラベル付けがオススメ。
(a) 画像の場合
…「filename:(.jpg OR .jpeg OR .bmp OR .gif OR .png OR .tif OR .pct OR .eps)」
(b) 音楽の場合 …「filename:(.mp3 OR .wav OR .wma OR .mid OR .midi)」
(c) 動画の場合 …「filename:(.avi OR .mpg OR .mpeg OR .wmv OR .mov OR .flv)」
(d) オフィス系ドキュメントの場合
…「filename:(.doc OR .xls OR .ppt OR .pdf OR .txt OR .rtf OR .html)」
(c) 圧縮ファイルの場合 …「filename:(.lzh OR .zip OR .cab)」
(d) その他ファイルの場合
「添付ファイルあり」にチェックを入れ、「含めないキーワード」で上記ラベルを指定すると楽。
→「label:画像 OR label:音楽 OR label:動画 OR label:ドキュメント OR label:圧縮)」
※フィルタ順位に注意!
(2)ツール関連の検索ラベルの設定例
(a) Gmail Drive …差出人:「自分ID@gmail.com」,件名:「GMAILFS:」,添付ファイルあり:チェック
(b) Gtalkボイスメール …キーワード:is:voicemail
(c) Poperti …差出人:「自分ID@gmail.com」,件名:「mp3」,キーワード:「filename:mp3」
(d) D-FAX …差出人:「faxmaster@d-fax.ne.jp」,件名:「D-FAX」,キーワード:「filename:tif」
(3)重要メール検索ラベルの設定
3−(4)のフィルタ条件でラベル付けなどを行っておくと、後で重要メールのみ閲覧できる。
(4)迷惑メールトレイの整理
ちょっと趣旨が変わるが、迷惑メールトレイから誤認識メールを探しやすくするため、
スパム圧縮フィルタなどを設定すると、とても便利。
※他にもGmail検索を保存する5つの方法で便利な使い方ができます。
ブックマーク de Gmail拡張!など。
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